Gestão de stock
Gestão de stock ao saco e a retalho
O seu fornecedor fatura-lhe um saco de 25 kg a 22,00 $. Copia esses dois números, o programa de gestão de stock produz o preço do quilo: 0,88 $. Ninguém toca na calculadora.
A embalagem e o seu conteúdo
Na maior parte dos programas de inventário, é preciso escolher uma unidade numa lista, e depois dividir à mão. Aqui copia a fatura do fornecedor. As divisões fazem-se sozinhas.
A embalagem
O que o camião deixa no passeio: um saco, uma caixa de cartão, um barril, uma palete, um lote de 50 juntas de oficina. Mantenha a palavra que a sua equipa já usa.
O que ela contém
25 kg, 20 litros, 6 garrafas, 48 sabões. Um peso, um volume ou um número: está impresso na etiqueta, basta copiá-lo.
A quantidade em stock
Conta os sacos no chão, escreve 25. Nenhuma lista de unidades se abre para lhe pedir outra coisa.
O preço da embalagem
22,00 $ o saco, até à vírgula da fatura. O preço do quilo escreve-se abaixo enquanto escreve.
Escreve a coluna da esquerda, a da direita escreve-se sozinha
Uma vírgula mal colocada num preço unitário escrito à mão, e ninguém repara antes do inventário de janeiro. Esse campo não existe aqui.
Dois campos que nunca vai ver: a lista suspensa de unidades e a caixa «preço unitário». Os dois sítios onde um stock se falseia sem ninguém notar.
O saco está aberto, e o stock continua legível
Um cliente pede 3 kg de arroz às 10h40. Abre um saco, pesa, cobra. A venda a retalho fica então em duas linhas: os sacos fechados, e depois o saco aberto.
«24 sacos + 22 kg», não «622 unidades»
Tinha 25 sacos de 25 kg, vende 3 kg. Noutros sítios o ecrã mostra 622. O cálculo está certo, mas ninguém vai contar 622 do que seja no fundo da reserva.
A COMZA escreve o que veria ao abrir a porta: vinte e quatro sacos fechados, um saco aberto, vinte e dois quilos lá dentro.
Última saída: 3 kg vendidos ao balcão às 11:26, por Ahmed K. O saco aberto guarda o seu número de lote.
O mesmo stock, escrito por dois programas
A mesma mercadoria, a mesma quantidade real em reserva. Com qual das duas últimas colunas vai verificar a prateleira?
| A mercadoria | O que vendeu | O que mostra outro programa | O que mostra a COMZA |
|---|---|---|---|
| Arroz ao saco 25 sacos de 25 kg |
3 kg ao balcão | 622 unidades | 24 sacos + 22 kg |
| Óleo à caixa 8 caixas de 6 garrafas de 1 L |
2 garrafas | 46 unidades | 7 caixas + 4 garrafas |
| Tinta ao bidão 6 bidões de 20 L |
5 L para uma obra | 115 unidades | 5 bidões + 15 L |
| Leite à palete 4 paletes de 120 pacotes |
30 pacotes a um revendedor | 450 unidades | 3 paletes + 90 pacotes |
| Juntas ao lote 10 lotes de 50 juntas |
12 juntas montadas em reparações | 488 unidades | 9 lotes + 38 juntas |
A COMZA também sabe o número total, em unidades. Só não o mostra no seu lugar.
Um artigo que não conhece
Lê um produto que nunca vendeu. A COMZA propõe-lhe a ficha a partir do catálogo partilhado: nome, marca, embalagem, conteúdo. Verifica, e depois põe o seu preço.
Um produto descrito uma vez serve a todos os que o lerem depois
A primeira loja que descreve um produto de mercearia alimenta um catálogo comum. A que ler o mesmo código de barras seis meses depois recupera os quatro campos já preenchidos.
O catálogo só leva o que está impresso na embalagem. Nada do que faz o seu negócio entra lá.
Ler na caixa, e em todos os sítios onde o stock se mexe
Um leitor de código de barras a 25 $ escreve treze dígitos sem se enganar, três vezes mais depressa do que você. Qualquer modelo USB ou Bluetooth funciona, sem driver para instalar.
Na entrada
Na saída
Lê-se na caixa e o stock baixa. Lê-se também o que sai sem ser vendido: duas garrafas quebradas, uma amostra, oito sacos enviados para a outra loja.
Sem leitor também
O granel, as peças de oficina, uma hora de mão de obra, uma assinatura: nada disso tem código de barras. Escreva três letras, ou use a câmara do telemóvel.
O fabricante chama-lhe uma coisa, o seu fornecedor outra, e você outra ainda
Três nomes para o mesmo artigo, três fichas criadas num dia de aperto, e os seus 24 sacos leem-se em três pedaços. Aqui uma ficha leva tantas referências quantas forem necessárias.
Um só stock por trás destas cinco referências: 24 sacos + 22 kg. Não três fichas que se contradizem.
Perdas, validade, roubo: linha por linha
A diferença entre o ecrã e a reserva chama-se muitas vezes «não sei». Por trás há cinco motivos muito comuns, que se introduzem em dez segundos a partir de um telemóvel.
Quebra
Duas garrafas caídas na prateleira. O vendedor dá-lhes saída com o motivo «quebra» e o nome dele.
Validade
Seis iogurtes fora de prazo retirados da prateleira, com o motivo «validade».
Roubo
Constatado no inventário ou na hora. Escrevê-lo é saber se se trata de três artigos por ano ou por semana.
Consumo interno
O café da equipa, os sacos de embalagem: o motivo «outro», com uma palavra de explicação.
Amostra
Um frasco deixado a um cliente em rota: o motivo «oferta».
Cada saída leva um motivo e uma pessoa
Para dar saída a algo, é preciso dizer porquê, em nome próprio. Cada saída fica nos movimentos de stock, à parte das vendas.
Ao preço de compra, nunca ao preço de venda: uma garrafa quebrada custa-lhe o que pagou por ela.
O lote mais próximo da validade sai primeiro
Um saco recebido em março e um saco recebido em setembro não têm a mesma idade nem o mesmo preço de compra. A COMZA segue cada lote à parte, com a sua data e o seu lugar na reserva.
O mais antigo sai primeiro
Na venda, a COMZA pega primeiro no lote cuja data de validade está mais próxima, e deixa de lado os lotes fora de prazo. O vendedor não tem nada a decidir.
O alerta chega antes da data
A lista dos lotes está arrumada por data de validade, a mais próxima em cima. Vê o que é preciso escoar primeiro.
O sítio onde está guardado
Reserva do fundo, prateleira 3, câmara frigorífica, bancada da oficina, segunda loja. O vendedor que procura sabe onde ir sem atravessar a loja duas vezes.
Uma transferência deixa rasto dos dois lados
A loja do centro não tem arroz, a do porto tem demasiado. Transferem-se oito sacos. Noutros sítios, esse movimento não se escreve em lado nenhum e os dois stocks ficam errados no mesmo dia.
O lote 2411-A sai primeiro: a data de validade dele é a mais próxima.
Os artigos abaixo do limite, numa lista
Um cliente que vem buscar um bidão e não o encontra atravessa a rua, e às vezes fica lá. Um limite definido em 4 sacos dá-lhe tempo de encomendar.
Um limite em embalagens
«Avisa-me aos 4 sacos.» Define o limite artigo por artigo.
Uma lista curta, uma vez por dia
Os artigos que passaram abaixo do seu limite estão listados no ecrã Stock. Uma lista lida em dois minutos, em vez de uma notificação a cada dez minutos.
E por mensagem, se quiser
O alerta inverso, também
Introduza o preço do saco. A COMZA trata do quilo.
A oferta gratuita cobre 2 pessoas, 1 local, 100 artigos no catálogo e 300 vendas por mês, sem limite de tempo. Sem cartão bancário.