Facturatie en betalingen
Facturatie, offertes en betalingen voor zaken
U maakt maandag een offerte. De klant zegt dinsdag ja, en de offerte wordt een factuur met dezelfde regels. COMZA zegt u, op elk moment, wie u nog geld verschuldigd is.
Drie documenten: de offerte, de factuur, de creditnota
De aanvaarde offerte wordt een factuur met dezelfde regels. De creditnota komt daarna, wanneer er iets terugkomt of een prijs fout was.
De offerte
Een prijs op papier voordat de klant zich bindt: twaalf jerrycans, vijf uur plaatsing, een forfait voor pechverhelping. De dag dat hij ja zegt, wordt de offerte een factuur.
Voorraad: er beweegt nietsDe factuur
Het verschuldigde bedrag en de datum waarop u het verwacht. Eens uitgegeven houdt ze haar nummer voorgoed en wijzigt ze niet meer.
Voorraad: al afgeboektDe creditnota
Drie jerrycans terugbezorgd, een sessie de dag ervoor afgezegd, een prijs verkeerd ingetypt. De creditnota maakt de hele factuur ongedaan zonder iets te wissen: de oorspronkelijke factuur blijft leesbaar, de creditnota blijft eraan vast, en u geeft er een nieuwe uit als dat nodig is.
Voorraad: terug in het rekEén betaling, vijf stappen, en de factuur verandert van toestand
Per overschrijving of mobiele betaling legt u de betaling vast met haar bewijs, een andere persoon keurt ze goed, en de toestand van de factuur volgt vanzelf.
De verkoop wordt vastgelegd
Aan de balie, in het atelier, in de cabine of vanaf een telefoon langs de weg. De regels, de hoeveelheden, de korting in bedrag.
De methode wordt gekozen
Cash, overschrijving, cheque, kaart, mobiele betaling. Een factuur wordt ook in meerdere betalingen voldaan: 200,00 $ per overschrijving en 163,05 $ in cash.
Het bewijs wordt eraan gehangen
Het transactienummer van de mobiele betaling, de referentie van de overschrijving, de foto van een verfrommelde bon. Het stuk blijft aan de betaling kleven.
Een andere persoon keurt goed
Wie een betaling vastlegt, keurt ze niet zelf goed, behalve de eigenaar. De naam van wie goedkeurt blijft bewaard, met het uur.
De toestand van de factuur verandert
Betaald, gedeeltelijk betaald, onbetaald. U leest de toestand in de lijst, zonder één document te openen.
De ontvangen bedragen dekken de 363,05 $. De factuur verdwijnt uit de lijst om op te volgen.
De klant heeft 200,00 $ van de 363,05 $ betaald. Er blijft 163,05 $ openstaan.
De vervaldag van 30/10/2026 is voorbij en er is niets gekomen. De factuur schuift zelf naar de achterstanden.
Eén fiche per klant, en niemand moet er een hebben
Aan de balie blijft de loopklant de standaardinstelling: de meeste mensen betalen en gaan weer. Voor de andere een fiche: gegevens, fiscaal nummer, taal, notities, en de wederverkopersprijs als hij er recht op heeft.
Het geld dat men u verschuldigd is, zwart op wit
Zeven achterstallige facturen, Een factuur waarvan de vervaldag voorbij is, staat “achterstallig” in het rood in de lijst. Bovenaan: wat gefactureerd is, wat geïnd is, wat er nog te innen valt. Op de klantenlijst: wat elk van hen u verschuldigd is.
De lijst van de achterstanden
De ouderdom van de schuld
Acht dagen achterstand en vier maanden achterstand pak je niet op dezelfde manier aan. De bedragen staan per schijf geordend.
Hetzelfde boek, aan de kant van leveranciers en onderaannemers: hun prijzen, uw inkooporders, en wat u hen deze maand nog moet betalen.
Hun prijzen
De prijs van de laatste inkoop, en die van daarvoor. Twee leveranciers verkopen u dezelfde jerrycan van 25 L: de ene bleef op 22,00 $, de andere ging omhoog naar 24,50 $ deze maand.
U voert de prijs van de verpakking in — een jerrycan, een kartonnen doos, een pallet; de prijs per liter of per stuk wordt achteraan berekend.
De inkooporders
U maakt ze klaar, u verstuurt ze, u vinkt aan wat er op de kade aankomt. Er ontbreken 4 jerrycans op 12? U noteert het regel per regel, waar de leverancier bij staat.
De voorraad stijgt met wat geleverd is, nooit met wat besteld is.
Wat u hen verschuldigd bent
De onbetaalde inkoopfacturen, met hun vervaldag. Maandagmorgen weet u wat er tegen zondag valt.
Elke betaling draagt haar betaalmethode en haar bewijs.
De regels zijn niet van land tot land dezelfde. Vier vereisten komen bijna overal terug, en COMZA past ze toe zonder dat u eraan hoeft te denken.
De wettelijke vermeldingen
Naam van het bedrijf, adres, fiscaal nummer, telefoon, datum van uitgifte, vervaldag. Op de drie documenten, niet alleen op de factuur.
Een doorlopende nummering
Van 0001 tot 0128 ontbreekt er geen enkel nummer. Een uitgegeven factuur wordt niet gewist; een creditnota corrigeert ze en blijft eraan vast.
De valuta en de taal
Het document komt uit in uw valuta en in de taal van uw klant, een van de 15 die COMZA spreekt.
De belasting, als ze van toepassing is
U voert het tarief in dat bij u geldt, of u laat het op 0,00 $. De berekening volgt, regel per regel.
Geef vanmorgen uw eerste factuur uit
Vier vragen bij de inschrijving, en uw eerste factuur draagt het nummer FA-2026-0001. Gratis, zonder kaart.