Rechnungsstellung und Zahlungen
Rechnungen, Angebote und Zahlungen für Geschäfte
Sie rechnen montags ein Angebot aus. Der Kunde sagt dienstags ja, und das Angebot wird mit denselben Zeilen zur Rechnung. COMZA sagt Ihnen jederzeit, wer Ihnen noch Geld schuldet.
Drei Belege: das Angebot, die Rechnung, die Gutschrift
Das angenommene Angebot wird mit denselben Zeilen zur Rechnung. Die Gutschrift kommt danach, wenn etwas zurückkommt oder ein Preis falsch war.
Das Angebot
Ein Preis, der feststeht, bevor der Kunde zusagt: zwölf Kanister, fünf Stunden Montage, eine Pauschale für den Notdienst. An dem Tag, an dem er ja sagt, wird das Angebot zur Rechnung.
Bestand: nichts bewegt sichDie Rechnung
Der fällige Betrag und das Datum, an dem Sie ihn erwarten. Einmal ausgestellt, behält sie ihre Nummer für immer und lässt sich nicht mehr ändern.
Bestand: schon abgegangenDie Gutschrift
Drei zurückgegebene Kanister, ein am Vortag abgesagter Termin, ein falsch getippter Preis. Die Gutschrift hebt die ganze Rechnung auf, ohne etwas zu löschen: die ursprüngliche Rechnung bleibt lesbar, die Gutschrift bleibt an ihr hängen, und Sie stellen bei Bedarf eine neue aus.
Bestand: zurück ins RegalEine Zahlung, fünf Schritte, und die Rechnung wechselt ihren Status
Per Überweisung oder mobile Zahlung erfassen Sie die Zahlung mit ihrem Nachweis, eine andere Person gibt sie frei, und der Status der Rechnung folgt von selbst.
Der Verkauf wird erfasst
Am Ladentisch, in der Werkstatt, in der Kabine oder von einem Telefon am Straßenrand. Die Zeilen, die Mengen, der Rabatt als Betrag.
Die Zahlungsart wird gewählt
Bargeld, Überweisung, Scheck, Karte, mobile Zahlung. Eine Rechnung lässt sich auch in mehreren Zahlungen begleichen: 200,00 $ per Überweisung und 163,05 $ in bar.
Der Nachweis wird angehängt
Die Transaktionsnummer der mobilen Zahlung, die Referenz der Überweisung, das Foto eines zerknitterten Belegs. Das Dokument bleibt an der Zahlung kleben.
Eine andere Person gibt frei
Wer eine Zahlung erfasst, gibt sie nicht selbst frei, außer dem Inhaber. Der Name dessen, der freigibt, bleibt mit der Uhrzeit vermerkt.
Der Status der Rechnung ändert sich
Bezahlt, teilweise bezahlt, unbezahlt. Sie lesen den Status in der Liste, ohne einen einzigen Beleg zu öffnen.
Die erhaltenen Summen decken die 363,05 $. Die Rechnung verschwindet aus der Beobachtungsliste.
Der Kunde hat gezahlt: 200,00 $ von 363,05 $. Es bleiben noch 163,05 $ offen.
Die Fälligkeit vom 30/10/2026 ist vorbei, und nichts ist eingegangen. Die Rechnung rutscht von selbst in die Überfälligen.
Eine Karte pro Kunde, und niemand muss eine haben
Am Ladentisch bleibt der Laufkunde die Standardeinstellung: die meisten Leute zahlen und gehen wieder. Für die anderen eine Karte: Kontaktdaten, Steuernummer, Sprache, Notizen und der Wiederverkäuferpreis, wenn er ihm zusteht.
Das Geld, das man Ihnen schuldet, schwarz auf weiß
Sieben überfällige Rechnungen, Eine Rechnung, deren Fälligkeit vorbei ist, erscheint „überfällig“, in Rot, in der Liste. Oben: was in Rechnung gestellt ist, was kassiert ist, was noch zu kassieren bleibt. In der Kundenliste, was jeder Ihnen schuldet.
Die Liste der Überfälligen
Das Alter der Schuld
Acht Tage Verzug und vier Monate Verzug behandelt man nicht gleich. Die Beträge sind nach Stufen sortiert.
Dasselbe Heft, auf der Seite der Lieferanten und Subunternehmer: ihre Preise, Ihre Bestellungen und was Ihnen diesen Monat noch zu zahlen bleibt.
Ihre Preise
Der Preis des letzten Einkaufs und der davor. Zwei Lieferanten verkaufen Ihnen denselben Kanister mit 25 L: der eine blieb bei 22,00 $, der andere ist diesen Monat auf 24,50 $ gestiegen.
Sie geben den Preis des Gebindes ein — einen Kanister, einen Karton, eine Palette; der Preis pro Liter oder pro Stück wird dahinter berechnet.
Die Bestellungen
Sie bereiten vor, Sie senden, Sie haken ab, was an der Rampe ankommt. Es fehlen 4 Kanister von 12? Sie halten es Zeile für Zeile fest, vor dem Fahrer.
Der Bestand steigt um das, was geliefert wurde, nie um das, was bestellt wurde.
Was Sie ihnen schulden
Die unbezahlten Eingangsrechnungen, mit ihrer Fälligkeit. Montagmorgen wissen Sie, was bis Sonntag fällig wird.
Jede Zahlung trägt ihre Zahlungsart und ihren Nachweis.
Die Regeln sind von Land zu Land nicht dieselben. Vier Anforderungen kommen fast überall vor, und COMZA wendet sie an, ohne dass Sie daran denken müssen.
Die Pflichtangaben
Name des Unternehmens, Adresse, Steuernummer, Telefon, Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum. Auf allen drei Belegen, nicht nur auf der Rechnung.
Eine durchlaufende Nummerierung
Von 0001 bis 0128 fehlt keine Nummer. Eine ausgestellte Rechnung wird nicht gelöscht; eine Gutschrift korrigiert sie und bleibt an ihr hängen.
Die Währung und die Sprache
Der Beleg kommt in Ihrer Währung und in der Sprache Ihres Kunden heraus, unter den 15, die COMZA spricht.
Die Steuer, wenn sie anfällt
Sie geben den bei Ihnen gültigen Satz ein, oder Sie lassen ihn bei 0,00 $. Die Berechnung folgt, Zeile für Zeile.
Stellen Sie Ihre erste Rechnung heute Morgen aus
Vier Fragen bei der Anmeldung, und Ihre erste Rechnung trägt die Nummer FA-2026-0001. Kostenlos, ohne Karte.