Compter un tiroir, sortir une facture que le service achats ne renvoie pas, suivre un bidon entamé, encaisser un paiement mobile sans se faire avoir. Six méthodes applicables ce soir, avec un cahier si c'est tout ce que vous avez sous la main. À la fin de chaque guide, ce que COMZA fait à votre place.
À 19 h, chaque dollar du tiroir doit pouvoir s'expliquer. La plupart du temps, l'écart vient d'une sortie d'argent que personne n'a notée. Comptez trois minutes avant le premier client, trois minutes avant de baisser le rideau.
Le tiroir n'est pas votre porte-monnaie, et personne n'a une bonne mémoire en fin de journée. Ce qui entre et ce qui sort s'écrit au moment où ça bouge.
Toujours le même montant de départ : 120,00 $ en petites coupures et en pièces. Comptez, écrivez, comparez à hier soir. À 7 h 40, un écart s'explique encore ; à la fermeture, plus personne ne se souvient de rien.
Espèces, carte, virement, paiement mobile. Sans cette ligne, vous ignorez ce que le tiroir devrait contenir. Un client qui règle 30,00 $ en liquide et 40,00 $ par téléphone : notez les deux montants, pas les 70.
Un bidon de nettoyant acheté au voisin, une avance de 20,00 $ à un employé, le taxi pour aller chercher une pièce. Trois mots et un montant, tout de suite : −12,00 $ sacs plastique. La sortie qu'on n'écrit pas ressemble, le soir, à de l'argent disparu.
Par coupure, en tas de dix : on se trompe moins qu'en vrac. Écrivez votre total avant de regarder l'attendu. Sinon le comptage s'ajuste tout seul sur le chiffre espéré, et vous ne contrôlez plus rien.
Attendu 902,60 $, compté 900,60 $, écart −2,00 $. Écrivez le motif, ou « je ne sais pas », et signez. Deux dollars par soir font 60,00 $ au bout du mois.
Dans COMZA, les étapes 1, 2 et 4 tiennent en un geste à l'écran, et l'écart du soir est déjà calculé. Il vous reste le motif à taper.
Voir la caisse de COMZASept mentions. Il en manque une, le service achats du client renvoie le document, et vous êtes payé le mois suivant. Un numéro d'enregistrement oublié vous coûte trente jours de trésorerie.
Tendez la feuille à quelqu'un qui ne connaît ni vous ni le client. S'il ne retrouve pas qui a vendu, à qui, quoi, quand, combien et comment payer, le document vous reviendra.
Le nom exact sous lequel vous êtes enregistré, l'adresse, le téléphone, le courriel, vos numéros d'enregistrement. Le nom légal, pas l'enseigne peinte sur la vitrine : c'est celui que le comptable du client va chercher.
Nom exact, adresse, numéro d'enregistrement si c'est une société. Une facture adressée à « M. Ibrahim » ne passe pas en charge, et vous l'apprendrez trois semaines plus tard. Demandez avant de livrer.
Numérotez dans l'ordre, sans sauter. Un trou dans la série fait penser à une facture retirée, et c'est la première chose qu'un contrôleur regarde. Pour annuler, ne gommez pas le numéro : émettez un avoir.
Le jour où vous l'émettez, et le jour où vous attendez l'argent. Écrivez l'échéance en clair, 30/10/2026, plutôt que « à 30 jours » que chacun compte à sa façon. Sans échéance, aucune facture n'est en retard et vous n'avez rien à relancer.
Une ligne par article ou par prestation, avec le nom que le client reconnaît, la quantité et le prix unitaire. « 4 h de pose à 18,00 $ » passe mieux que « main-d'œuvre : 72,00 $ ». Pour un cabinet, « 2 séances à 34,00 $ ». Le client qui refait le calcul de tête ne décroche pas son téléphone.
La remise en argent, −5,00 $, jamais en pourcentage : un calcul que le client refait, il finira par le contester. Sous-total, remise, total à payer, sur trois lignes séparées.
Demandez une fois à votre administration fiscale la liste des mentions obligatoires, taxes et pénalité de retard comprises, et posez-les dans votre modèle. Terminez par le moyen de règlement : virement, paiement mobile, ou espèces contre reçu signé.
Dans COMZA, ces mentions se posent une fois pour toutes : chaque facture sort complète, numérotée dans l'ordre, dans la langue du client.
Voir les factures de COMZAUn fût d'huile moteur de 200 L vendu au litre, un carton de 24 bouteilles vendu à la bouteille : c'est le cas le plus courant au comptoir, et celui que les logiciels traitent le plus mal. Cinq réglages, une fois pour toutes.
L'erreur classique : créer deux produits séparés, « huile au fût » et « huile au litre ». Les deux stocks partent chacun de leur côté, et un mois plus tard aucun des deux n'est juste.
Écrivez ce qu'il y a dedans : 200 litres dans un fût, 24 bouteilles dans un carton, 40 sacs sur une palette. Si ce n'est pas écrit, chacun fait la conversion de tête, et deux employés ne la font pas pareil.
Prix d'achat du contenant, votre marge, puis la division. Un bidon de peinture de 20 L acheté 28,00 $ et vendu 34,00 $ donne 1,70 $ le litre. Arrondissez après : vous verrez ce que l'arrondi vous prend ou vous rapporte.
C'est l'unité dans laquelle vous achetez et dans laquelle vous rangez. « Il reste 12 bidons » se vérifie en levant la tête. « Il reste 240 litres », non.
Il y a toujours un bidon ouvert au comptoir, et c'est lui qu'on oublie. Notez le reste : 12 bidons fermés, plus 8 litres dans l'entamé. Cette seule ligne explique la majorité des écarts d'inventaire.
Le seuil n'est pas un chiffre rond : c'est ce que vous vendez pendant que la commande arrive. 3 bidons par jour, 4 jours de route, donc alerte à 12. Ajoutez de quoi tenir un retard de livraison, parce qu'il y en aura un.
Dans COMZA, le contenant se décrit une fois ; la caisse convertit à chaque vente, entamé compris.
Voir le stock dans COMZAL'argent arrive sur un téléphone, pas dans le tiroir. Le soir, vous ne savez plus si la réparation de 28,40 $ a été réglée ou seulement promise. Cinq gestes rendent ce paiement aussi solide qu'un billet.
Pas de référence de transaction et pas de preuve attachée : le paiement n'existe pas. Un client de bonne foi vous donne son code sans discuter.
Jamais dans la même colonne que le liquide : l'argent n'est pas au même endroit et ne se vérifie pas de la même façon. Le soir, vous annoncez 842,60 $ dans le tiroir et 316,00 $ sur le téléphone.
Le client reçoit un code de confirmation. Demandez-le, notez-le sur la vente avec l'heure. C'est ce qui vous sauve quand le transfert est contesté deux semaines plus tard.
Photographiez l'écran de confirmation et rangez l'image sur la vente, pas dans la galerie du téléphone entre deux photos de famille. Une preuve introuvable ne vaut rien. Sur papier : la référence au dos du double, classé par date.
Le relevé du compte mobile contre la liste des ventes réglées ainsi. Les deux totaux tombent juste, ou bien il y a une vente encaissée sans référence, ou un transfert jamais parti. Dix minutes.
Un transfert lancé devant vous peut n'arriver que le lendemain matin. Ni payée, ni annulée : marquez « paiement en attente » avec la référence annoncée, puis tranchez le lendemain, confirmation ou relance.
Dans COMZA, la référence et la pièce jointe sont sur l'écran d'encaissement, et l'état « en attente » existe déjà.
Voir les paiements dans COMZALa plupart des problèmes de caisse sont des problèmes d'organisation. Quand trois personnes touchent le même tiroir, l'écart du soir n'appartient à personne. Quatre décisions à prendre une fois, puis un quart d'heure de relecture par semaine.
Chacun doit savoir ce qu'il peut décider seul et ce qu'il doit faire valider. Un employé à qui on a écrit les règles est aussi un employé qu'on ne soupçonne pas quand il manque 40,00 $.
Une personne par tiroir et par journée. À deux dans le même tiroir, l'écart du soir n'a pas de propriétaire. Pour se relayer à midi : fermez, comptez, rouvrez au nom du suivant. Deux minutes, et vous savez de quelle moitié de journée vient le problème.
Écrivez-les et affichez-les près de la caisse : un vendeur accorde jusqu'à 5,00 $ seul, un chef de rayon jusqu'à 20,00 $, au-delà c'est vous. En montant, jamais en pourcentage. Sans plafond écrit, chaque remise devient une négociation avec le client, puis avec vous.
Une remise au-delà du plafond, une annulation, un retour ou avoir, une sortie de caisse. Le reste ralentit le comptoir sans rien protéger. Une validation qui prend plus de dix secondes sera contournée dès le premier samedi chargé.
Chaque vente, chaque remise, chaque annulation, chaque fermeture portent un nom et une heure. Pas pour accuser quelqu'un : pour pouvoir demander trois jours après ce qui s'est passé, et obtenir une réponse précise.
Un quart d'heure, le même jour chaque semaine. Trois chiffres par personne : total encaissé, total des remises, nombre d'annulations. Dites aussi ce qui va bien, sinon la relecture devient un tribunal et les chiffres commencent à se maquiller.
Dans COMZA, les plafonds de remise sont attachés aux rôles, la demande de validation arrive sur le téléphone du responsable, et le rapport par vendeur est déjà prêt le lundi.
Voir les rôles dans COMZAUn inventaire par an, huit heures un dimanche, vous sort des écarts vieux de dix mois que personne ne peut plus expliquer. Comptez un rayon à la fois, pendant que la boutique travaille.
Un rayon par semaine au lieu de tout en une journée. Vous comptez autant de produits sur l'année, mais chaque écart a trois jours et quelqu'un s'en souvient encore.
Sortez ce rayon seulement, dans l'ordre des étagères, avec une colonne vide pour le comptage. L'ordre des étagères et pas l'alphabétique : on compte deux fois plus vite. Masquez la quantité attendue, sinon on la recopie sans regarder l'étagère.
Avant l'ouverture, ou au creux de l'après-midi. Traitez la réserve et la surface de vente comme deux endroits différents, sinon les mêmes cartons sont comptés deux fois. Pour les contenants ouverts, notez ce qu'il reste dedans.
Un écart sans motif corrige un chiffre et ne vous apprend rien. Toujours les mêmes mots : casse, péremption, vol, erreur de réception, erreur de caisse. Cinq suffisent ; avec quinze motifs, personne ne choisit le bon.
Trois causes couvrent presque tout : une livraison reçue mais jamais enregistrée, une vente au détail mal convertie depuis le contenant, de la marchandise jetée sans être notée. Regardez ces trois-là avant d'ajuster le stock. Corriger tout de suite efface la trace du problème, qui reviendra le mois prochain.
Les 20 références les plus chères ou les plus volées, chaque semaine. Le gros du catalogue une fois par mois. Le reste deux fois l'an. Un quart d'heure par jour couvre l'essentiel de l'argent que vous avez en stock.
À la fin du mois, additionnez les écarts en argent, motif par motif. Si la péremption pèse 180,00 $ et tout le reste 40,00 $, votre problème n'est pas le vol : vous commandez trop, ou vous sortez les lots dans le mauvais ordre. Le mois suivant, commandez en conséquence.
Dans COMZA, la liste sort dans l'ordre des rayons, les motifs d'écart sont déjà en place et le coût des pertes du mois est additionné pour vous.
Voir les pertes dans COMZACes six guides tiennent dans un cahier d'écolier — beaucoup de commerçants s'en sortent très bien comme ça. COMZA les tient pour vous dès l'offre gratuite, qui n'est jamais prélevée et sans engagement.