Eine Kassenschublade zählen, eine Rechnung schreiben, die die Einkaufsabteilung nicht zurückschickt, einen angebrochenen Kanister verfolgen, eine mobile Zahlung kassieren, ohne hereinzufallen. Sechs Methoden, die heute Abend anwendbar sind, mit einem Heft, wenn das alles ist, was Sie zur Hand haben. Am Ende von fünf der sechs Leitfäden, was COMZA für Sie macht; für die Schublade am Abend bleibt das Heft das richtige Werkzeug.
Um 19 Uhr muss sich jeder Dollar in der Schublade erklären lassen. Meistens kommt die Abweichung von einem Geldabgang, den niemand notiert hat. Rechnen Sie mit drei Minuten vor dem ersten Kunden, drei Minuten vor dem Rolladen.
Die Schublade ist nicht Ihre Geldbörse, und am Ende des Tages hat niemand ein gutes Gedächtnis. Was hereinkommt und was hinausgeht, wird in dem Moment aufgeschrieben, in dem es sich bewegt.
Immer derselbe Startbetrag: 120,00 $ in kleinen Scheinen und Münzen. Zählen, schreiben, mit gestern Abend vergleichen. Um 7:40 lässt sich eine Abweichung noch erklären; beim Schließen erinnert sich niemand mehr an etwas.
Bargeld, Karte, Überweisung, mobile Zahlung. Ohne diese Zeile wissen Sie nicht, was die Kasse enthalten müsste. Ein Kunde zahlt 30,00 $ in bar und 40,00 $ per Telefon: notieren Sie beide Beträge, nicht die 70.
Ein Kanister Reiniger beim Nachbarn gekauft, ein Vorschuss von 20,00 $ an einen Mitarbeiter, das Taxi, um ein Teil zu holen. Drei Wörter und ein Betrag, sofort: −12,00 $ Plastiktüten. Der Abgang, den man nicht aufschreibt, sieht am Abend wie verschwundenes Geld aus.
Nach Scheinart, in Stapeln von zehn: man vertut sich weniger als in einem Haufen. Schreiben Sie Ihre Summe auf, bevor Sie auf den erwarteten Wert schauen. Sonst passt sich das Zählen von selbst der erhofften Zahl an, und Sie prüfen nichts mehr.
Erwartet 902,60 $, gezählt 900,60 $, Abweichung −2,00 $. Schreiben Sie den Grund, oder „ich weiß nicht“, und unterschreiben Sie. Zwei Dollar pro Abend machen 60,00 $ am Monatsende.
Sieben Angaben. Fehlt eine, schickt die Einkaufsabteilung des Kunden das Dokument zurück, und Sie werden im nächsten Monat bezahlt. Eine vergessene Registernummer kostet Sie dreißig Tage Liquidität.
Geben Sie das Blatt jemandem, der weder Sie noch den Kunden kennt. Findet er nicht, wer verkauft hat, an wen, was, wann, wie viel und wie zu zahlen ist, kommt das Dokument zu Ihnen zurück.
Der genaue Name, unter dem Sie eingetragen sind, die Adresse, das Telefon, die E-Mail, Ihre Registernummern. Der rechtliche Name, nicht das Schild auf der Scheibe: den sucht der Buchhalter des Kunden.
Genauer Name, Adresse, Registernummer, wenn es eine Firma ist. Eine Rechnung an „Herrn Ibrahim“ geht nicht als Aufwand durch, und das erfahren Sie drei Wochen später. Fragen Sie, bevor Sie liefern.
Nummerieren Sie in der Reihenfolge, ohne zu springen. Eine Lücke in der Reihe lässt an eine zurückgezogene Rechnung denken, und das ist das Erste, worauf ein Prüfer schaut. Zum Stornieren radieren Sie die Nummer nicht aus: stellen Sie eine Gutschrift aus.
Der Tag, an dem Sie sie ausstellen, und der Tag, an dem Sie das Geld erwarten. Schreiben Sie die Fälligkeit im Klartext, 30/10/2026, statt „in 30 Tagen“, was jeder auf seine Weise zählt. Ohne Fälligkeit ist keine Rechnung überfällig, und Sie haben nichts anzumahnen.
Eine Zeile pro Artikel oder pro Leistung, mit dem Namen, den der Kunde erkennt, der Menge und dem Einzelpreis. 4 h Montage zu 18,00 $ kommt besser an als Arbeitslohn pauschal 72,00 $ — für eine Praxis: 2 Sitzungen zu 34,00 $ — nachvollziehbar. Der Kunde, der die Rechnung im Kopf nachmacht, greift nicht zum Telefon.
Der Rabatt in Geld, −5,00 $, nie als Prozentsatz: eine Rechnung, die der Kunde nachmacht, wird er irgendwann bestreiten. Zwischensumme, Rabatt, zu zahlende Summe, auf drei getrennten Zeilen.
Fragen Sie Ihre Steuerverwaltung einmal nach der Liste der Pflichtangaben, Steuern und Verzugszinsen eingeschlossen, und setzen Sie sie in Ihre Vorlage. Beenden Sie mit der Zahlungsweise: Überweisung, mobile Zahlung oder Bargeld gegen unterschriebenen Beleg.
In COMZA ist jede Rechnung in der Reihenfolge nummeriert, ohne Lücke, und eine ausgestellte Rechnung lässt sich nicht mehr ändern: ein Fehler wird durch eine Gutschrift korrigiert.
Die Rechnungen von COMZA ansehenEin Fass Motoröl mit 200 L pro Liter verkauft, ein Karton mit 24 Flaschen pro Flasche verkauft: das ist der häufigste Fall am Ladentisch und der, den die Programme am schlechtesten behandeln. Fünf Einstellungen, ein für alle Mal.
Der klassische Fehler: zwei getrennte Produkte anlegen, „Öl im Fass“ und „Öl pro Liter“. Beide Bestände laufen jeder für sich, und einen Monat später stimmt keiner von beiden.
Schreiben Sie hin, was drin ist: 200 Liter in einem Fass, 24 Flaschen in einem Karton, 40 Säcke auf einer Palette. Steht es nicht da, macht jeder die Umrechnung im Kopf, und zwei Mitarbeiter machen sie nicht gleich.
Einkaufspreis des Gebindes, Ihre Marge, dann die Division. Ein Kanister Farbe mit 20 L gekauft für 28,00 $ und verkauft für 34,00 $ ergibt 1,70 $ pro Liter. Runden Sie danach: Sie sehen, was die Rundung Ihnen nimmt oder bringt.
Das ist die Einheit, in der Sie kaufen und in der Sie einräumen. „Es bleiben noch 12 Kanister“ prüft man, indem man den Kopf hebt. „Es bleiben noch 240 Liter“, nicht.
Am Ladentisch ist immer ein Kanister offen, und genau den vergisst man. Notieren Sie den Rest: 12 geschlossene Kanister, plus 8 Liter im angebrochenen. Diese einzige Zeile erklärt die Mehrheit der Inventurabweichungen.
Die Schwelle ist keine runde Zahl: sie ist, was Sie verkaufen, während die Bestellung unterwegs ist. 3 Kanister pro Tag, 4 Tage Weg, also Warnung bei 12. Legen Sie etwas dazu, um eine Lieferverzögerung zu überbrücken, denn es wird eine geben.
In COMZA wird das Gebinde einmal beschrieben; die Kasse rechnet bei jedem Verkauf um, das Angebrochene eingeschlossen.
Das Lager in COMZA ansehenDas Geld kommt auf einem Telefon an, nicht in der Kasse. Abends wissen Sie nicht mehr, ob die Reparatur für 28,40 $ bezahlt oder nur versprochen wurde. Fünf Handgriffe machen diese Zahlung so fest wie einen Geldschein.
Keine Transaktionsreferenz und kein angehängter Nachweis: die Zahlung existiert nicht. Ein gutgläubiger Kunde gibt Ihnen seinen Code ohne Diskussion.
Nie in derselben Spalte wie das Bargeld: das Geld liegt nicht am selben Ort und wird nicht gleich geprüft. Abends melden Sie 842,60 $ in der Kasse und 316,00 $ auf dem Telefon.
Der Kunde bekommt einen Bestätigungscode. Fragen Sie danach, notieren Sie ihn mit der Uhrzeit auf dem Verkauf. Das rettet Sie, wenn die Übertragung zwei Wochen später bestritten wird.
Fotografieren Sie den Bestätigungsbildschirm und legen Sie das Bild beim Verkauf ab, nicht in der Galerie des Telefons zwischen zwei Familienfotos. Ein unauffindbarer Nachweis ist nichts wert. Auf Papier: die Referenz auf der Rückseite des Durchschlags, nach Datum abgelegt.
Der Auszug des Mobilkontos gegen die Liste der so bezahlten Verkäufe. Beide Summen stimmen, oder es gibt einen kassierten Verkauf ohne Referenz oder eine Übertragung, die nie losgegangen ist. Zehn Minuten.
Eine vor Ihren Augen gestartete Übertragung kann erst am nächsten Morgen ankommen. Weder bezahlt noch storniert: markieren Sie „Zahlung wartet“ mit der angekündigten Referenz, und entscheiden Sie am nächsten Tag, Bestätigung oder Nachfrage.
In COMZA werden die Referenz und das Foto des Belegs an die Zahlung gehängt, die „wartend“ bleibt, solange eine andere Person sie nicht freigegeben hat.
Die Zahlungen in COMZA ansehenDie meisten Kassenprobleme sind Organisationsprobleme. Wenn drei Personen dieselbe Schublade anfassen, gehört die Abweichung am Abend niemandem. Vier Entscheidungen, einmal zu treffen, dann eine Viertelstunde Nachlesen pro Woche.
Jeder muss wissen, was er allein entscheiden darf und was er freigeben lassen muss. Ein Mitarbeiter, dem man die Regeln aufgeschrieben hat, ist auch ein Mitarbeiter, den man bei einem Fehlbetrag nicht verdächtigt: 40,00 $.
Eine Person pro Schublade und pro Tag. Zu zweit in derselben Schublade hat die Abweichung am Abend keinen Eigentümer. Zum Wechsel um Mittag: schließen, zählen, auf den Namen des Nächsten wieder öffnen. Zwei Minuten, und Sie wissen, aus welcher Tageshälfte das Problem kommt.
Schreiben Sie sie auf und hängen Sie sie an der Kasse aus: ein Verkäufer gewährt bis zu 5,00 $ allein, ein Abteilungsleiter bis zu 20,00 $, darüber sind Sie es. Als Betrag, nie als Prozentsatz. Ohne aufgeschriebene Obergrenze wird jeder Rabatt zu einer Verhandlung mit dem Kunden, dann mit Ihnen.
Ein Rabatt, eine Stornierung, eine Rückgabe oder Gutschrift, ein Kassenabgang. Der Rest bremst den Ladentisch, ohne etwas zu schützen. Eine Freigabe, die länger als zehn Sekunden dauert, wird schon am ersten vollen Samstag umgangen.
Jeder Verkauf, jeder Rabatt, jede Stornierung, jeder Abschluss trägt einen Namen und eine Uhrzeit. Nicht um jemanden zu beschuldigen: um drei Tage später fragen zu können, was passiert ist, und eine genaue Antwort zu bekommen.
Eine Viertelstunde, am selben Tag jede Woche. Drei Zahlen pro Person: kassierte Summe, Summe der Rabatte, Zahl der Stornierungen. Sagen Sie auch, was gut läuft, sonst wird das Nachlesen ein Gericht und die Zahlen fangen an, sich zu schminken.
In COMZA wartet jeder Rabatt auf die Zustimmung einer anderen Person, die von ihrem eigenen Bildschirm antwortet, und der Name jedes Einzelnen bleibt im Protokoll.
Die Rollen in COMZA ansehenEine Inventur pro Jahr, acht Stunden an einem Sonntag, bringt Ihnen zehn Monate alte Abweichungen, die niemand mehr erklären kann. Zählen Sie ein Regal auf einmal, während der Laden arbeitet.
Ein Regal pro Woche statt alles an einem Tag. Sie zählen über das Jahr genauso viele Produkte, aber jede Abweichung ist drei Tage alt und jemand erinnert sich noch.
Ziehen Sie nur dieses Regal heraus, in der Ordnung der Fächer, mit einer leeren Spalte für das Zählen. Die Ordnung der Fächer und nicht die alphabetische: man zählt doppelt so schnell. Verbergen Sie die erwartete Menge, sonst schreibt man sie ab, ohne auf das Fach zu schauen.
Vor der Öffnung oder im Tief des Nachmittags. Behandeln Sie Lager und Verkaufsfläche als zwei verschiedene Orte, sonst werden dieselben Kartons zweimal gezählt. Bei offenen Gebinden notieren Sie, was darin bleibt.
Eine Abweichung ohne Grund korrigiert eine Zahl und lehrt Sie nichts. Immer dieselben Wörter: Bruch, Verfall, Diebstahl, Annahmefehler, Kassenfehler. Fünf genügen; mit fünfzehn Gründen wählt niemand den richtigen.
Drei Ursachen decken fast alles ab: eine erhaltene, aber nie erfasste Lieferung, ein Einzelverkauf, falsch aus dem Gebinde umgerechnet, Ware, die weggeworfen wurde, ohne notiert zu werden. Schauen Sie auf diese drei, bevor Sie den Bestand anpassen. Sofort zu korrigieren löscht die Spur des Problems, das nächsten Monat wiederkommt.
Die 20 teuersten oder am häufigsten gestohlenen Artikel, jede Woche. Das Gros des Katalogs einmal im Monat. Der Rest zweimal im Jahr. Eine Viertelstunde pro Tag deckt den größten Teil des Geldes ab, das Sie im Lager haben.
Addieren Sie am Monatsende die Abweichungen in Geld, Grund für Grund. Wenn der Verfall 180,00 $ wiegt und alles andere 40,00 $, ist Ihr Problem nicht der Diebstahl: Sie bestellen zu viel, oder Sie geben die Chargen in der falschen Ordnung heraus. Im nächsten Monat bestellen Sie entsprechend.
In COMZA korrigieren Sie den gezählten Bestand Produkt für Produkt, und jeder Verlust trägt seinen Grund: Verfall, Bruch, Diebstahl, Geschenk oder andere.
Die Verluste in COMZA ansehenDiese sechs Leitfäden passen in ein Schulheft — viele Händler kommen damit sehr gut zurecht. COMZA übernimmt einen Teil davon für Sie schon im kostenlosen Tarif, bei dem nie abgebucht wird und der keine Bindung hat.