Een kasschuif tellen, een factuur maken die de aankoopdienst niet terugstuurt, een aangebroken jerrycan opvolgen, een mobiele betaling innen zonder bedrogen te worden. Zes methodes die u vanavond kunt toepassen, met een schrift als dat alles is wat u bij de hand hebt. Aan het einde van vijf van de zes gidsen: wat COMZA in uw plaats doet; voor de kasschuif 's avonds blijft het schrift het juiste werktuig.
Om 19 u moet elke dollar in de schuif uitgelegd kunnen worden. Meestal komt het verschil van een uitgave die niemand genoteerd heeft. Reken op drie minuten voor de eerste klant, drie minuten voor u het rolluik laat zakken.
De kasschuif is niet uw portefeuille, en niemand heeft een goed geheugen aan het einde van de dag. Wat erin komt en wat eruit gaat, schrijft u op het moment dat het beweegt.
Altijd hetzelfde startbedrag: 120,00 $ in kleine biljetten en munten. Tel, schrijf op, vergelijk met gisteravond. Om 7 u 40 valt een verschil nog uit te leggen; bij de afsluiting weet niemand zich nog iets te herinneren.
Cash, kaart, overschrijving, mobiele betaling. Zonder die regel weet u niet wat er in de schuif zou moeten zitten. Een klant die 30,00 $ in cash en 40,00 $ via de telefoon betaalt: noteer de twee bedragen, niet de 70.
Een jerrycan schoonmaakmiddel bij de buur gekocht, een voorschot van 20,00 $ aan een medewerker, de taxi om een onderdeel te halen. Drie woorden en een bedrag, meteen: −12,00 $ plastic zakken. De uitgave die men niet opschrijft, lijkt 's avonds op verdwenen geld.
Per biljet, in stapeltjes van tien: men vergist zich minder dan in bulk. Schrijf uw totaal op voordat u naar het verwachte kijkt. Anders past de telling zichzelf aan op het gehoopte cijfer, en controleert u niets meer.
Verwacht 902,60 $, geteld 900,60 $, verschil −2,00 $. Schrijf de reden op, of “ik weet het niet”, en onderteken. Twee dollar per avond is 60,00 $ na een maand.
Zeven vermeldingen. Ontbreekt er één, dan stuurt de aankoopdienst van de klant het document terug, en wordt u de maand erna betaald. Eén vergeten ondernemingsnummer kost u dertig dagen kasgeld.
Geef het blad aan iemand die u noch de klant kent. Vindt hij niet terug wie verkocht heeft, aan wie, wat, wanneer, hoeveel en hoe te betalen, dan komt het document naar u terug.
De exacte naam waaronder u ingeschreven bent, het adres, de telefoon, het e-mailadres, uw inschrijvingsnummers. De wettelijke naam, niet het uithangbord op de ruit: die zoekt de boekhouder van de klant.
Exacte naam, adres, inschrijvingsnummer als het een vennootschap is. Een factuur gericht aan “Dhr. Ibrahim” gaat niet door als kost, en dat verneemt u drie weken later. Vraag het voor u levert.
Nummer in volgorde, zonder over te slaan. Een gat in de reeks laat denken aan een factuur die weggehaald is, en dat is het eerste wat een controleur bekijkt. Om te annuleren, gom het nummer niet weg: geef een creditnota uit.
De dag dat u ze uitgeeft, en de dag dat u het geld verwacht. Schrijf de vervaldag voluit, 30/10/2026, in plaats van “op 30 dagen”, dat ieder op zijn manier rekent. Zonder vervaldag is geen enkele factuur achterstallig en hebt u niets om aan te manen.
Eén regel per artikel of per dienst, met de naam die de klant herkent, de hoeveelheid en de stukprijs. “4 h plaatsing aan 18,00 $” gaat beter door dan “werkuren: 72,00 $”. Voor een praktijk: “2 sessies aan 34,00 $”. De klant die de rekening uit het hoofd kan maken, neemt zijn telefoon niet op.
De korting in geld, −5,00 $, nooit in procent: een berekening die de klant zelf opnieuw maakt, gaat hij vroeg of laat betwisten. Subtotaal, korting, te betalen totaal, op drie aparte regels.
Vraag uw belastingdienst één keer de lijst van verplichte vermeldingen, belastingen en nalatigheidsinterest inbegrepen, en zet ze in uw model. Eindig met de betaalwijze: overschrijving, mobiele betaling, of cash tegen een ondertekende bon.
In COMZA is elke factuur in volgorde genummerd, zonder gat, en een uitgegeven factuur wijzigt niet meer: een fout corrigeert u met een creditnota.
De facturen van COMZA bekijkenEen vat motorolie van 200 L verkocht per liter, een kartonnen doos van 24 flessen verkocht per fles: dat is het meest voorkomende geval aan de balie, en net dat behandelen de programma's het slechtst. Vijf instellingen, eens en voorgoed.
De klassieke fout: twee aparte producten aanmaken, “olie per vat” en “olie per liter”. De twee voorraden gaan elk hun eigen weg, en een maand later is geen van beide juist.
Schrijf op wat erin zit: 200 liter in een vat, 24 flessen in een kartonnen doos, 40 zakken op een pallet. Staat het niet opgeschreven, dan doet ieder de omrekening uit het hoofd, en twee medewerkers doen die niet hetzelfde.
Inkoopprijs van de verpakking, uw marge, dan de deling. Een jerrycan verf van 20 L gekocht aan 28,00 $ en verkocht aan 34,00 $ geeft 1,70 $ per liter. Rond daarna af: u ziet wat de afronding u kost of opbrengt.
Dat is de eenheid waarin u koopt en waarin u opbergt. “Er blijven 12 jerrycans” controleert u door uw hoofd op te heffen. “Er blijven 240 liter”, niet.
Er staat altijd een open jerrycan aan de balie, en net die vergeet men. Noteer de rest: 12 gesloten jerrycans, plus 8 liter in de aangebroken. Die ene regel verklaart het grootste deel van de telverschillen.
De drempel is geen rond getal: het is wat u verkoopt terwijl de bestelling onderweg is. 3 jerrycans per dag, 4 dagen onderweg, dus waarschuwing bij 12. Tel er genoeg bij om een leveringsvertraging te overbruggen, want die komt er.
In COMZA beschrijft u de verpakking één keer; de kassa rekent bij elke verkoop om, de aangebroken inbegrepen.
De voorraad in COMZA bekijkenHet geld komt op een telefoon aan, niet in de schuif. 's Avonds weet u niet meer of de herstelling van 28,40 $ betaald is of alleen belooft. Vijf handelingen maken die betaling even vast als een biljet.
Geen transactiereferentie en geen bewijs eraan gehangen: dan bestaat de betaling niet. Een klant van goede wil geeft zijn code zonder discussie.
Nooit in dezelfde kolom als de cash: het geld staat niet op dezelfde plaats en controleert u niet op dezelfde manier. 's Avonds meldt u 842,60 $ in de schuif en 316,00 $ op de telefoon.
De klant krijgt een bevestigingscode. Vraag ze, noteer ze op de verkoop met het uur. Dat is wat u redt wanneer de overdracht twee weken later betwist wordt.
Fotografeer het bevestigingsscherm en berg de afbeelding op bij de verkoop, niet in de galerij van de telefoon tussen twee familiefoto's. Een bewijs dat niet te vinden is, is niets waard. Op papier: de referentie op de achterkant van het dubbel, geklasseerd op datum.
Het uittreksel van de mobiele rekening tegenover de lijst van de verkopen die zo betaald zijn. De twee totalen vallen juist, of er is een verkoop afgerekend zonder referentie, of een overdracht die nooit vertrokken is. Tien minuten.
Een overdracht die voor uw ogen gestart is, kan pas de volgende morgen aankomen. Niet betaald, niet geannuleerd: zet “betaling in afwachting” met de aangekondigde referentie, en beslis de dag erna, bevestiging of aanmaning.
In COMZA worden de referentie en de foto van de bon aan de betaling gehangen, die “in afwachting” blijft zolang een andere persoon ze niet goedgekeurd heeft.
De betalingen in COMZA bekijkenDe meeste kassaproblemen zijn organisatieproblemen. Wanneer drie personen dezelfde schuif aanraken, hoort het verschil van 's avonds bij niemand. Vier beslissingen die u één keer neemt, en dan een kwartier nalezen per week.
Ieder moet weten wat hij alleen kan beslissen en wat hij moet laten goedkeuren. Een medewerker voor wie de regels opgeschreven zijn, is ook een medewerker die men niet verdenkt wanneer er 40,00 $.
Eén persoon per schuif en per dag. Met twee in dezelfde schuif heeft het verschil van 's avonds geen eigenaar. Om 's middags af te wisselen: sluit af, tel, open opnieuw op naam van de volgende. Twee minuten, en u weet uit welke helft van de dag het probleem komt.
Schrijf ze op en hang ze bij de kassa: een verkoper geeft alleen tot 5,00 $, een afdelingschef tot 20,00 $, daarboven bent u het. In bedrag, nooit in procent. Zonder opgeschreven plafond wordt elke korting een onderhandeling met de klant, en dan met u.
Een korting, een annulering, een retour of creditnota, een uitgave uit de kassa. De rest vertraagt de balie zonder iets te beschermen. Een goedkeuring die meer dan tien seconden duurt, wordt vanaf de eerste drukke zaterdag omzeild.
Elke verkoop, elke korting, elke annulering, elke afsluiting draagt een naam en een uur. Niet om iemand te beschuldigen: om drie dagen later te kunnen vragen wat er gebeurd is, en een precies antwoord te krijgen.
Een kwartier, elke week dezelfde dag. Drie cijfers per persoon: totaal geïnd, totaal van de kortingen, aantal annuleringen. Zeg ook wat goed gaat, anders wordt de nalezing een rechtbank en beginnen de cijfers zich op te maken.
In COMZA wacht elke korting op de goedkeuring van een andere persoon, die antwoordt vanaf haar eigen scherm, en de naam van ieder blijft in het journaal.
De rollen in COMZA bekijkenEén telling per jaar, acht uur op een zondag, levert u verschillen op van tien maanden oud die niemand nog kan uitleggen. Tel één rek tegelijk, terwijl de winkel werkt.
Eén rek per week in plaats van alles op één dag. U telt evenveel producten op een jaar, maar elk verschil is drie dagen oud en iemand weet het nog.
Haal alleen dat rek eruit, in de orde van de schappen, met een lege kolom om te tellen. De orde van de schappen en niet de alfabetische: men telt twee keer sneller. Verberg het verwachte aantal, anders schrijft men het over zonder naar de schap te kijken.
Voor de opening, of in de luwte van de namiddag. Behandel de opslag en de verkoopruimte als twee verschillende plaatsen, anders worden dezelfde dozen twee keer geteld. Voor de open verpakkingen: noteer wat er nog in zit.
Een verschil zonder reden corrigeert een cijfer en leert u niets. Altijd dezelfde woorden: gebroken, over datum, gestolen, fout bij ontvangst, fout aan de kassa. Vijf zijn genoeg; met vijftien redenen kiest niemand de juiste.
Drie oorzaken dekken bijna alles: een levering die ontvangen maar nooit vastgelegd is, een losse verkoop die slecht omgerekend is uit de verpakking, koopwaar die weggegooid is zonder genoteerd te worden. Bekijk die drie voor u de voorraad corrigeert. Meteen corrigeren wist het spoor van het probleem, dat volgende maand terugkomt.
De 20 duurste of meest gestolen referenties, elke week. Het grootste deel van de catalogus één keer per maand. De rest twee keer per jaar. Een kwartier per dag dekt het grootste deel van het geld dat u in voorraad hebt.
Tel aan het einde van de maand de verschillen in geld op, reden per reden. Weegt over datum voor 180,00 $ en al de rest voor 40,00 $, dan is uw probleem niet de diefstal: u bestelt te veel, of u haalt de batches in de verkeerde orde eruit. Bestel de maand erna in verhouding.
In COMZA corrigeert u de getelde voorraad product per product, en elk verlies draagt zijn reden: over datum, gebroken, gestolen, weggegeven of anders.
De verliezen in COMZA bekijkenDie zes gidsen passen in een schoolschrift — veel handelaars redden zich daar prima mee. COMZA houdt er een deel voor u bij vanaf het gratis abonnement, waarvan nooit afgeschreven wordt en dat niets bindt.