晚上 7 點，抽屜裡每一美元都要說得清。多數情況下，差額來自沒人記下的一筆出錢。算上第一位客人之前三分鐘，拉下鐵捲門之前三分鐘。
抽屜不是您的錢包，而且一天下來誰的記性都不好。進來的和出去的，在動的那一刻就寫下來。
起始金額永遠一樣：120,00 $，小面額鈔票和硬幣。數一遍，寫下來，和昨天晚上對一下。7 點 40 分差額還解釋得清；到了關門的時候，誰都記不起什麼了。
現金、刷卡、轉帳、行動支付。少了這一行，您就不知道抽屜裡本該有多少。一位客人付 30,00 $ 現金，再用手機付 40,00 $：把兩個金額分別記下來，別只記 70。
從鄰居那裡買的一桶清潔劑、給員工預支的 20,00 $、去取零件的計程車費。三個字加一個金額，馬上就寫：−12,00 $ 塑膠袋。沒寫下來的那筆支出，到了晚上看起來就像錢不見了。
按面額，每十張一疊：比散著數更不容易錯。先寫下您數出的總額，再去看應有金額。否則清點會自己往期望的數字上靠，您就什麼都沒查了。
應有 902,60 $，實數 900,60 $，差額 −2,00 $。寫下原因，或者寫「我不知道」，然後簽名。每晚兩美元，到月底累計 60,00 $ 之多。
七項必載內容。少一項，客戶的採購部就把單據退回來，您下個月才拿到錢。漏一個登記號碼，就讓您少三十天的現金週轉。
把這張紙遞給一個既不認識您也不認識客戶的人。如果他看不出誰賣的、賣給誰、賣了什麼、什麼時候、多少錢、怎麼付，這張單據就會退回來。
您登記時使用的準確名稱、地址、電話、電子郵件、各項登記號碼。要寫法定名稱，不是漆在櫥窗上的招牌：客戶的會計找的是法定名稱。
準確名稱、地址，如果是公司還要登記號碼。開給「Ibrahim 先生」的發票入不了帳，而您三週之後才會知道。送貨之前先問清楚。
按順序編號，不要跳。序列裡有缺口，會讓人以為有一張發票被抽掉了，而這正是稽查人員第一個看的地方。要作廢，不要塗掉編號：開一張貸項通知單。
您開票的那一天，和您預期收到錢的那一天。到期日寫成明確的日期，30/10/2026，而不是寫「30 天內」這種各人各算的說法。沒有到期日，就沒有發票算逾期，您也沒什麼可催的。
每件商品或每項服務一行，用客戶認得出的名稱，加上數量和單價。「4 h 安裝，每小時 18,00 $」比「工時費：72,00 $」好懂。診所就寫「2 次療程，每次 34,00 $」。客戶心裡能把這筆帳算通，就不會打電話過來。
折扣寫成錢數，−5,00 $，從不寫百分比：客戶會自己再算一遍，最後一定會來爭。小計、折扣、應付總額，分三行寫。
向稅務機關問一次必載事項清單，包括稅和逾期罰款，然後把它們放進您的範本。最後寫上付款方式：轉帳、行動支付，或者現金換簽名收據。
在 COMZA 裡，每張發票都按順序編號，不跳號，而已開立的發票不再修改：出錯就用貸項通知單更正。
看看 COMZA 的發票一大桶 200 L 的機油按公升賣，一箱 24 瓶按瓶賣：這是櫃台上最常見的情況，也是軟體處理得最差的情況。五個設定，一次搞定。
典型錯誤：建兩個分開的產品，「整桶油」和「按公升油」。兩份庫存各走各的，一個月之後兩個都不準。
把裡面裝的東西寫出來：一大桶 200 公升，一箱 24 瓶，一棧板 40 袋。不寫出來，每個人就自己心算換算，兩個員工算得還不一樣。
包裝的進價、您的毛利，然後做除法。一桶 20 L 的漆，進價 28,00 $，售價 34,00 $，得出每公升 1,70 $。四捨五入放在最後：您會看到取整讓您少賺了還是多賺了。
這是您採購時和存放時用的單位。「還剩 12 桶」抬頭一看就能核實。「還剩 240 公升」就不行。
櫃台上總有一桶是開著的，偏偏就是它被忘掉。把剩下的記下來：12 桶未開封，加上開封那桶裡的 8 公升。單是這一行，就解釋了大部分盤點差額。
門檻不是一個湊整的數：它等於訂貨到貨期間您賣掉的量。每天 3 桶，路上 4 天，所以提醒設在 12。再加上夠撐住一次送貨延誤的量，因為一定會有一次。
在 COMZA 裡，包裝只描述一次；收銀台在每筆銷售時自動換算，開封的那件也算進去。
看看 COMZA 裡的庫存錢到的是一台手機，不是抽屜。到了晚上，您已經說不清那筆 28,40 $ 的維修是真收到了錢，還是只是口頭答應。五個動作，讓這筆付款跟一張鈔票一樣實在。
沒有交易編號、沒有附上憑證：這筆付款就不存在。一個老實的客戶會二話不說把編號給您。
絕不和現金放在同一欄：錢不在同一個地方，核對方式也不一樣。晚上您報的是抽屜裡 842,60 $，手機上另有 316,00 $ 這一筆。
客戶會收到一個確認碼。向他要來，連同時間記在這筆銷售上。兩週後這筆轉帳被質疑時，就是它救您。
把確認畫面拍下來，把圖片存在這筆銷售上，而不是放在手機相簿裡夾在兩張家庭照之間。找不到的憑證一點用都沒有。用紙的話：把交易編號寫在存根背面，按日期歸檔。
用行動支付帳戶的交易明細對照這樣收款的銷售清單。兩個總數要麼對得上，要麼就是有一筆銷售收了款卻沒有交易編號，或者有一筆轉帳根本沒發出去。十分鐘。
在您面前發起的轉帳，也可能第二天早上才到。既不是已付，也不是取消：標上「付款待處理」並記下對方報的交易編號，第二天再定，確認或者去催。
在 COMZA 裡，交易編號和收據照片附在這筆付款上，而這筆付款在另一個人核准之前一直是「待處理」。
看看 COMZA 裡的收款收銀台的大部分問題其實是組織問題。三個人碰同一個抽屜，晚上的差額就沒人認領。四個決定做一次，然後每週花一刻鐘檢視。
每個人都該知道哪些事自己能定，哪些事必須送審。規則寫明白了，員工在帳上短了錢時也不會被懷疑 —— 哪怕短的是 40,00 $.
一個抽屜一天一個人。兩個人用同一個抽屜，晚上的差額就沒有主人。中午要換班：關帳、清點、以下一個人的名義重新開班。兩分鐘，您就知道問題出在半天裡的哪一半。
寫下來貼在收銀台旁邊：銷售員自己最多可給到 5,00 $，區域主管最多 20,00 $，再往上就是您。一律按金額，從不按百分比。沒有寫明的上限，每筆折扣都會先變成和客戶的談判，再變成和您的談判。
一筆折扣、一次撤銷、一次退貨或貸項通知單、一次從收銀台取錢。其餘的只會拖慢櫃台，什麼都保護不了。一次核准要是超過十秒鐘，第一個忙碌的週六就會被繞過去。
每筆銷售、每筆折扣、每次撤銷、每次結帳都帶著一個名字和一個時間。不是為了指責誰：是為了三天之後還能問清當時發生了什麼，並得到確切的回答。
一刻鐘，每週固定同一天。每人三個數字：收款總額、折扣總額、撤銷次數。也要說做得好的地方，否則檢視就變成審判，數字也會開始化妝。
在 COMZA 裡，任何折扣都要等另一個人同意，對方在自己的螢幕上回應，而每個人的名字都留在紀錄裡。
看看 COMZA 裡的角色一年盤一次，某個週日盤八小時，盤出來的是十個月前的差額，誰都解釋不了了。一次只盤一個貨架，店照常營業。
每週一個貨架，而不是一天盤完全部。一年下來盤的商品數一樣多，但每個差額都只有三天，還有人記得。
只匯出這一個貨架，按架子的順序排，留一欄空白用來填實數。要按架子的順序，不要按字母順序：這樣數起來快一倍。把應有數量遮住，否則就會照抄一遍，根本不看架子。
開門之前，或者下午最閒的時候。把庫房和賣場當成兩個不同的地方，否則同樣的箱子會被數兩次。開封的包裝，把裡面剩下的記下來。
沒有原因的差額只是改了一個數字，什麼都教不了您。永遠用同樣幾個詞：破損、過期、被偷、收貨出錯、收銀出錯。五個就夠；有十五個原因，誰都選不對。
三個原因幾乎涵蓋全部：收了貨卻從沒登記、從包裝換算到散裝時算錯、貨丟了卻沒記。調整庫存之前先看這三個。馬上就改，會把問題的痕跡抹掉，而它下個月還會回來。
最貴或者最容易被偷的那 20 個商品，每週盤。目錄的大頭每月一次。其餘一年兩次。每天一刻鐘，就涵蓋了您壓在庫存裡的大部分錢。
月底把差額按原因逐項加成金額。如果過期佔了 180,00 $，其餘全部才 40,00 $，那您的問題不是被偷：是訂貨訂多了，或者批次出庫的順序弄錯了。下個月照這個來訂貨。
在 COMZA 裡，您按商品逐件修正盤點後的庫存，而每一筆損耗都帶著原因：過期、破損、被偷、贈送或其他。
看看 COMZA 裡的損耗