Contar uma gaveta, emitir uma fatura que o departamento de compras não devolve, seguir um bidão aberto, cobrar um pagamento móvel sem ser enganado. Seis métodos aplicáveis esta noite, com um caderno se for tudo o que tem à mão. No fim de cinco dos seis guias, o que a COMZA faz no seu lugar; para a gaveta da noite, o caderno continua a ser a ferramenta certa.
Às 19h, cada dólar da gaveta tem de poder ser explicado. Na maior parte das vezes, a diferença vem de uma saída de dinheiro que ninguém registou. Conte três minutos antes do primeiro cliente, três minutos antes de fechar a porta.
A gaveta não é a sua carteira, e ninguém tem boa memória no fim do dia. O que entra e o que sai escreve-se no momento em que se mexe.
Sempre o mesmo valor de partida: 120,00 $ em notas pequenas e em moedas. Conte, escreva, compare com ontem à noite. Às 7h40, uma diferença ainda se explica; ao fecho, já ninguém se lembra de nada.
Dinheiro, cartão, transferência, pagamento móvel. Sem essa linha, não sabe o que a gaveta devia conter. Um cliente que paga 30,00 $ em dinheiro e 40,00 $ por telemóvel: registe os dois valores, não os 70.
Um bidão de detergente comprado ao vizinho, um adiantamento de 20,00 $ a um funcionário, o táxi para ir buscar uma peça. Três palavras e um valor, logo: −12,00 $ sacos de plástico. A saída que não se escreve parece, à noite, dinheiro desaparecido.
Por valor, em montes de dez: engana-se menos do que a granel. Escreva o seu total antes de olhar para o esperado. Senão a contagem ajusta-se sozinha ao número esperado, e já não controla nada.
Esperado 902,60 $, contado 900,60 $, diferença −2,00 $. Escreva o motivo, ou «não sei», e assine. Dois dólares por noite dão 60,00 $ ao fim do mês.
Sete menções. Falta uma, o departamento de compras do cliente devolve o documento, e só é pago no mês seguinte. Um número de registo esquecido custa-lhe trinta dias de tesouraria.
Dê a folha a alguém que não conhece nem você nem o cliente. Se não encontrar quem vendeu, a quem, o quê, quando, quanto e como pagar, o documento vai-lhe voltar.
O nome exato com que está registado, o endereço, o telefone, o e-mail, os seus números de registo. O nome legal, não o nome pintado na vitrina: é aquele que o contabilista do cliente vai procurar.
Nome exato, endereço, número de registo se for uma sociedade. Uma fatura dirigida a «Sr. Ibrahim» não passa como custo, e vai sabê-lo três semanas depois. Pergunte antes de entregar.
Numere por ordem, sem saltar. Uma falha na série faz pensar numa fatura retirada, e é a primeira coisa que um inspetor olha. Para anular, não apague o número: emita uma nota de crédito.
O dia em que a emite, e o dia em que espera o dinheiro. Escreva o vencimento em claro, 30/10/2026, em vez de «a 30 dias», que cada um conta à sua maneira. Sem vencimento, nenhuma fatura está em atraso e não tem nada a cobrar.
Uma linha por artigo ou por serviço, com o nome que o cliente reconhece, a quantidade e o preço unitário. « 4 h de aplicação a 18,00 $ » passa melhor do que « mão de obra: 72,00 $ ». Para um consultório, « 2 sessões a 34,00 $ ». O cliente que refaz a conta de cabeça não pega no telefone.
O desconto em dinheiro, −5,00 $, nunca em percentagem: uma conta que o cliente refaz, ele acabará por a contestar. Subtotal, desconto, total a pagar, em três linhas separadas.
Peça uma vez à sua administração fiscal a lista das menções obrigatórias, impostos e juros de mora incluídos, e ponha-as no seu modelo. Termine com o meio de pagamento: transferência, pagamento móvel, ou dinheiro contra recibo assinado.
Na COMZA, cada fatura é numerada por ordem, sem falhas, e uma fatura emitida já não se altera: um erro corrige-se com uma nota de crédito.
Ver as faturas da COMZAUm barril de óleo de motor de 200 L vendido ao litro, uma caixa de 24 garrafas vendida à garrafa: é o caso mais comum ao balcão, e aquele que os programas tratam pior. Cinco opções, uma vez por todas.
O erro clássico: criar dois produtos separados, «óleo ao barril» e «óleo ao litro». Os dois stocks seguem cada um para o seu lado, e um mês depois nenhum dos dois está certo.
Escreva o que há lá dentro: 200 litros num barril, 24 garrafas numa caixa, 40 sacos numa palete. Se não estiver escrito, cada um faz a conversão de cabeça, e dois funcionários não a fazem igual.
Preço de compra da embalagem, a sua margem, e depois a divisão. Um bidão de tinta de 20 L comprado a 28,00 $ e vendido a 34,00 $ dá 1,70 $ o litro. Arredonde depois: vai ver o que o arredondamento lhe tira ou lhe rende.
É a unidade em que compra e em que arruma. «Restam 12 bidões» verifica-se levantando a cabeça. «Restam 240 litros», não.
Há sempre um bidão aberto ao balcão, e é dele que nos esquecemos. Registe o resto: 12 bidões fechados, mais 8 litros no aberto. Só esta linha explica a maioria das diferenças de inventário.
O limite não é um número redondo: é o que vende enquanto a encomenda chega. 3 bidões por dia, 4 dias de estrada, logo alerta aos 12. Acrescente o suficiente para aguentar um atraso de entrega, porque vai haver um.
Na COMZA, a embalagem descreve-se uma vez; a caixa converte a cada venda, aberta incluída.
Ver o stock na COMZAO dinheiro chega a um telemóvel, não à gaveta. À noite, já não sabe se a reparação de 28,40 $ foi paga ou só prometida. Cinco gestos tornam esse pagamento tão sólido como uma nota.
Sem referência de transação e sem comprovativo anexado: o pagamento não existe. Um cliente de boa-fé dá-lhe o código sem discutir.
Nunca na mesma coluna que o dinheiro vivo: o dinheiro não está no mesmo sítio e não se verifica da mesma maneira. À noite, anuncia 842,60 $ na gaveta e 316,00 $ no telemóvel.
O cliente recebe um código de confirmação. Peça-o, registe-o na venda com a hora. É isso que o salva quando a transferência é contestada duas semanas depois.
Fotografe o ecrã de confirmação e guarde a imagem na venda, não na galeria do telemóvel entre duas fotos de família. Um comprovativo que não se encontra não vale nada. Em papel: a referência nas costas do duplicado, arquivado por data.
O extrato da conta móvel contra a lista das vendas pagas assim. Os dois totais batem certo, ou então há uma venda cobrada sem referência, ou uma transferência que nunca partiu. Dez minutos.
Uma transferência lançada à sua frente pode só chegar na manhã seguinte. Nem paga, nem anulada: marque «pagamento em espera» com a referência anunciada, e decida no dia seguinte, confirmação ou cobrança.
Na COMZA, a referência e a foto do recibo anexam-se ao pagamento, que fica «em espera» enquanto outra pessoa não o aprovar.
Ver os pagamentos na COMZAA maior parte dos problemas de caixa são problemas de organização. Quando três pessoas mexem na mesma gaveta, a diferença da noite não pertence a ninguém. Quatro decisões a tomar uma vez, e depois um quarto de hora de releitura por semana.
Cada um tem de saber o que pode decidir só e o que tem de mandar aprovar. Um funcionário a quem escreveram as regras é também um funcionário de quem não se desconfia quando faltam 40,00 $.
Uma pessoa por gaveta e por dia. A dois na mesma gaveta, a diferença da noite não tem dono. Para se revezarem ao meio-dia: fechem, contem, reabram em nome do seguinte. Dois minutos, e sabe de que metade do dia vem o problema.
Escreva-os e afixe-os perto da caixa: um vendedor concede até 5,00 $ sozinho, um chefe de secção até 20,00 $, acima disso é você. Em valor, nunca em percentagem. Sem limite escrito, cada desconto torna-se uma negociação com o cliente, e depois com você.
Um desconto, uma anulação, uma devolução ou nota de crédito, uma saída de caixa. O resto atrasa o balcão sem proteger nada. Uma aprovação que leva mais de dez segundos será contornada no primeiro sábado cheio.
Cada venda, cada desconto, cada anulação, cada fecho levam um nome e uma hora. Não para acusar alguém: para poder perguntar três dias depois o que se passou, e obter uma resposta precisa.
Um quarto de hora, no mesmo dia todas as semanas. Três números por pessoa: total cobrado, total dos descontos, número de anulações. Diga também o que está a ir bem, senão a releitura torna-se um tribunal e os números começam a ser maquilhados.
Na COMZA, todo o desconto espera o acordo de outra pessoa, que responde a partir do seu próprio ecrã, e o nome de cada um fica no registo.
Ver as funções na COMZAUm inventário por ano, oito horas num domingo, dá-lhe diferenças com dez meses que já ninguém consegue explicar. Conte uma prateleira de cada vez, enquanto a loja trabalha.
Uma prateleira por semana em vez de tudo num dia. Conta o mesmo número de produtos ao longo do ano, mas cada diferença tem três dias e alguém ainda se lembra dela.
Tire só essa prateleira, na ordem das estantes, com uma coluna vazia para a contagem. A ordem das estantes e não a alfabética: conta-se duas vezes mais depressa. Esconda a quantidade esperada, senão copia-se sem olhar para a estante.
Antes da abertura, ou no vazio da tarde. Trate a reserva e a área de venda como dois sítios diferentes, senão as mesmas caixas são contadas duas vezes. Para as embalagens abertas, registe o que resta dentro.
Uma diferença sem motivo corrige um número e não lhe ensina nada. Sempre as mesmas palavras: quebra, validade, roubo, erro de recebimento, erro de caixa. Cinco bastam; com quinze motivos, ninguém escolhe o certo.
Três causas cobrem quase tudo: uma entrega recebida mas nunca registada, uma venda a retalho mal convertida a partir da embalagem, mercadoria deitada fora sem ser registada. Olhe para essas três antes de ajustar o stock. Corrigir logo apaga o rasto do problema, que voltará no mês seguinte.
As 20 referências mais caras ou mais roubadas, todas as semanas. O grosso do catálogo uma vez por mês. O resto duas vezes por ano. Um quarto de hora por dia cobre o essencial do dinheiro que tem em stock.
No fim do mês, some as diferenças em dinheiro, motivo por motivo. Se a validade pesa 180,00 $ e todo o resto 40,00 $, o seu problema não é o roubo: está a encomendar demasiado, ou a tirar os lotes na ordem errada. No mês seguinte, encomende em consequência.
Na COMZA, corrige o stock contado produto por produto, e cada perda leva o seu motivo: validade, quebra, roubo, oferta ou outro.
Ver as perdas na COMZAEstes seis guias cabem num caderno de escola — muitos comerciantes vivem muito bem assim. A COMZA trata de uma parte deles por si já no plano gratuito, que nunca é cobrado e não tem compromisso.