Đếm một ngăn kéo tiền, ra một hóa đơn mà bộ phận mua hàng không trả lại, theo dõi một can đã mở, thu một khoản thanh toán qua điện thoại mà không bị lừa. Sáu cách làm áp dụng được ngay tối nay, với một quyển vở nếu đó là tất cả những gì bạn có trong tay. Ở cuối năm trong sáu hướng dẫn là phần COMZA làm thay bạn; còn với ngăn kéo buổi tối, quyển vở vẫn là công cụ đúng.
Đến 19 h, mỗi đô trong ngăn kéo phải giải thích được. Phần lớn thời gian, khoản lệch đến từ một lần chi tiền mà không ai ghi lại. Tính ba phút trước lượt khách đầu, ba phút trước khi hạ cửa.
Ngăn kéo không phải ví của bạn, và không ai có trí nhớ tốt vào cuối ngày. Những gì vào và những gì ra đều ghi ngay lúc nó chuyển động.
Luôn cùng một số tiền ban đầu: 120,00 $ bằng tiền lẻ và tiền xu. Hãy đếm, ghi lại, so với tối hôm qua. Lúc 7 h 40, một khoản lệch còn giải thích được; đến lúc chốt ca thì không ai còn nhớ gì nữa.
Tiền mặt, thẻ, chuyển khoản, thanh toán qua điện thoại. Không có dòng này, bạn không biết trong ngăn kéo lẽ ra phải có gì. Một khách trả 30,00 $ bằng tiền mặt và 40,00 $ qua điện thoại: hãy ghi cả hai số, không ghi 70.
Một can nước tẩy mua của người bên cạnh, một khoản ứng 20,00 $ cho một nhân viên, tiền taxi đi lấy một phụ tùng. Ba chữ và một số tiền, ngay lập tức: −12,00 $ túi nhựa. Khoản chi không được ghi, đến tối, trông giống như tiền biến mất.
Theo từng mệnh giá, xếp thành chồng mười tờ: sai ít hơn so với đếm lộn xộn. Hãy ghi tổng của bạn trước khi xem số dự kiến. Nếu không, việc đếm sẽ tự chỉnh theo con số mong đợi, và bạn không còn kiểm soát gì nữa.
Dự kiến 902,60 $, đếm được 900,60 $, chênh lệch −2,00 $. Hãy ghi lý do, hoặc «tôi không biết», và ký tên. Hai đô mỗi tối thành 60,00 $ sau một tháng.
Bảy mục bắt buộc. Thiếu một mục, bộ phận mua hàng của khách trả lại chứng từ, và bạn được trả tiền vào tháng sau. Một số đăng ký bị bỏ quên làm bạn mất ba mươi ngày tiền quay vòng.
Hãy đưa tờ giấy cho một người không biết bạn cũng không biết khách. Nếu người đó không tìm ra ai đã bán, bán cho ai, bán gì, khi nào, bao nhiêu và trả cách nào, chứng từ sẽ bị trả về cho bạn.
Đúng cái tên bạn đã đăng ký, địa chỉ, điện thoại, email, các số đăng ký của bạn. Tên pháp lý, không phải biển hiệu sơn trên kính: đó là tên mà kế toán của khách sẽ đi tìm.
Đúng tên, địa chỉ, số đăng ký nếu là một công ty. Một hóa đơn ghi tên «ông Ibrahim» không vào được chi phí, và bạn sẽ biết điều đó ba tuần sau. Hãy hỏi trước khi giao hàng.
Hãy cấp số theo thứ tự, không nhảy số. Một lỗ trong dãy số làm người ta nghĩ có một hóa đơn bị rút ra, và đó là điều đầu tiên một người kiểm tra nhìn vào. Để hủy, đừng xóa số: hãy phát hành một giấy báo có.
Ngày bạn phát hành, và ngày bạn chờ nhận tiền. Hãy viết hạn thanh toán rõ ràng, 30/10/2026, thay vì «sau 30 ngày» mà mỗi người đếm một kiểu. Không có hạn, không hóa đơn nào bị quá hạn và bạn không có gì để đòi.
Mỗi mặt hàng hay mỗi dịch vụ một dòng, với cái tên khách nhận ra, số lượng và giá đơn vị. «4 h lắp đặt giá 18,00 $» dễ chấp nhận hơn «giờ công: 72,00 $». Với một phòng khám, «2 buổi hẹn giá 34,00 $». Khách tính nhẩm lại được thì không nhấc điện thoại lên.
Khoản giảm bằng tiền, −5,00 $, không bao giờ theo phần trăm: một phép tính mà khách tính lại thì rốt cuộc khách sẽ tranh. Tạm tính, giảm giá, tổng phải trả, trên ba dòng riêng.
Hãy hỏi cơ quan thuế của bạn một lần cho xong danh sách các thông tin bắt buộc, gồm cả thuế và tiền phạt chậm trả, rồi đặt chúng vào mẫu của bạn. Kết thúc bằng cách thanh toán: chuyển khoản, thanh toán qua điện thoại, hay tiền mặt kèm biên lai có ký.
Trong COMZA, mỗi hóa đơn được cấp số theo thứ tự, không thiếu số, và một hóa đơn đã phát hành thì không sửa được nữa: một lỗi được sửa bằng một giấy báo có.
Xem hóa đơn của COMZAMột thùng phi dầu động cơ 200 L bán theo lít, một thùng 24 chai bán theo chai: đó là trường hợp thường gặp nhất ở quầy, và là trường hợp các phần mềm xử lý tệ nhất. Năm thiết lập, một lần cho mãi mãi.
Lỗi quen gặp: tạo hai sản phẩm riêng, «dầu theo thùng phi» và «dầu theo lít». Hai tồn kho mỗi cái đi một hướng, và một tháng sau không cái nào đúng.
Hãy viết bên trong có gì: 200 lít trong một thùng phi, 24 chai trong một thùng, 40 bao trên một pallet. Nếu không viết ra, mỗi người tự quy đổi trong đầu, và hai nhân viên không quy đổi giống nhau.
Giá nhập của quy cách, biên lợi nhuận của bạn, rồi phép chia. Một can sơn 20 L mua 28,00 $ và bán 34,00 $ ra 1,70 $ mỗi lít. Hãy làm tròn sau: bạn sẽ thấy việc làm tròn lấy đi hay mang lại cho bạn những gì.
Đó là đơn vị bạn mua vào và bạn cất hàng theo. «Còn 12 can» thì chỉ cần ngẩng đầu lên là kiểm được. «Còn 240 lít» thì không.
Luôn có một can đã mở ở quầy, và chính nó bị quên. Hãy ghi phần còn lại: 12 can còn nguyên, cộng 8 lít trong can đã mở. Chỉ một dòng đó giải thích phần lớn các khoản lệch khi kiểm kê.
Ngưỡng không phải một con số tròn: đó là lượng bạn bán trong lúc đơn hàng đang về. 3 can mỗi ngày, 4 ngày đường, nên cảnh báo ở 12. Hãy cộng thêm phần đủ để chịu một lần giao chậm, vì sẽ có một lần.
Trong COMZA, quy cách mô tả một lần; quầy quy đổi ở từng lần bán, kể cả phần đã mở.
Xem tồn kho trong COMZATiền về một chiếc điện thoại, không vào ngăn kéo. Đến tối, bạn không còn biết lần sửa chữa 28,40 $ đã trả rồi hay chỉ được hứa. Năm động tác làm cho khoản thanh toán đó vững như một tờ tiền.
Không có số tham chiếu giao dịch và không có bằng chứng gắn kèm: khoản thanh toán đó không tồn tại. Một khách ngay thật sẽ cho bạn mã của họ mà không bàn cãi.
Không bao giờ chung cột với tiền mặt: tiền không nằm cùng một chỗ và không kiểm theo cùng một cách. Đến tối, bạn báo 842,60 $ trong ngăn kéo và 316,00 $ trên điện thoại.
Khách nhận một mã xác nhận. Hãy hỏi mã đó, ghi lên giao dịch bán kèm giờ. Đó là thứ cứu bạn khi lần chuyển tiền bị tranh chấp hai tuần sau.
Hãy chụp màn hình xác nhận và cất ảnh đó vào giao dịch bán, không để trong thư viện ảnh điện thoại giữa hai tấm ảnh gia đình. Một bằng chứng không tìm được thì chẳng có giá trị gì. Trên giấy: ghi số tham chiếu ở mặt sau bản lưu, sắp theo ngày.
Bảng kê tài khoản trên điện thoại đối chiếu với danh sách các giao dịch đã trả theo cách đó. Hai tổng khớp nhau, hoặc là có một giao dịch đã thu tiền mà không có số tham chiếu, hoặc một lần chuyển tiền chưa bao giờ đi. Mười phút.
Một lần chuyển tiền thực hiện trước mặt bạn có thể chỉ về sáng hôm sau. Không phải đã trả, cũng không phải đã hủy: hãy đánh dấu «thanh toán đang chờ» kèm số tham chiếu đã báo, rồi hôm sau quyết: xác nhận hoặc đòi lại.
Trong COMZA, số tham chiếu và ảnh biên lai gắn vào khoản thanh toán, khoản đó vẫn «đang chờ» chừng nào một người khác chưa duyệt.
Xem thanh toán trong COMZAPhần lớn vấn đề ở quầy là vấn đề tổ chức. Khi ba người chạm vào cùng một ngăn kéo, khoản lệch buổi tối chẳng thuộc về ai. Bốn quyết định phải đưa ra một lần, rồi mười lăm phút xem lại mỗi tuần.
Mỗi người phải biết mình được tự quyết việc gì và việc gì phải xin duyệt. Một nhân viên đã được viết rõ quy tắc cũng là nhân viên không bị nghi khi thiếu 40,00 $.
Một người cho mỗi ngăn kéo và mỗi ngày. Hai người cùng một ngăn kéo thì khoản lệch buổi tối không có chủ. Để đổi ca buổi trưa: hãy chốt, đếm, mở lại dưới tên người tiếp theo. Hai phút, và bạn biết vấn đề đến từ nửa ngày nào.
Hãy viết ra và dán gần quầy: một người bán tự cho tới 5,00 $, một trưởng kệ tới 20,00 $, trên nữa là bạn. Theo số tiền, không bao giờ theo phần trăm. Không có mức tối đa ghi rõ, mỗi khoản giảm thành một cuộc mặc cả với khách, rồi với bạn.
Một khoản giảm giá, một lần hủy, một lần trả hàng hay giấy báo có, một lần chi tiền từ quầy. Phần còn lại làm chậm quầy mà không bảo vệ được gì. Một lần duyệt mất hơn mười giây sẽ bị lách ngay từ thứ bảy đông khách đầu tiên.
Mỗi giao dịch bán, mỗi khoản giảm giá, mỗi lần hủy, mỗi lần chốt ca đều mang một cái tên và một giờ. Không phải để buộc tội ai: để ba ngày sau có thể hỏi chuyện gì đã xảy ra, và nhận được một câu trả lời chính xác.
Mười lăm phút, cùng một ngày mỗi tuần. Ba con số cho mỗi người: tổng đã thu, tổng các khoản giảm giá, số lần hủy. Hãy nói cả những gì đang tốt, nếu không việc xem lại thành một phiên tòa và các con số bắt đầu được trang điểm.
Trong COMZA, mọi khoản giảm giá đều chờ một người khác đồng ý, người đó trả lời từ màn hình của chính mình, và tên của từng người vẫn nằm trong nhật ký.
Xem các vai trò trong COMZAMột lần kiểm kê mỗi năm, tám tiếng vào một ngày chủ nhật, cho bạn những khoản lệch già mười tháng mà không ai còn giải thích được. Hãy đếm một kệ mỗi lần, trong lúc cửa hàng vẫn làm việc.
Một kệ mỗi tuần thay vì tất cả trong một ngày. Bạn đếm bấy nhiêu sản phẩm trong cả năm, nhưng mỗi khoản lệch chỉ ba ngày tuổi và còn có người nhớ ra.
Hãy in riêng kệ đó, theo thứ tự các tầng kệ, với một cột để trống cho việc đếm. Theo thứ tự tầng kệ chứ không theo chữ cái: đếm nhanh gấp đôi. Hãy che số lượng dự kiến đi, nếu không người ta chép lại mà không nhìn kệ.
Trước giờ mở cửa, hoặc lúc vắng khách buổi chiều. Hãy coi kho và khu bán hàng là hai chỗ khác nhau, nếu không cùng những thùng đó bị đếm hai lần. Với các kiện đã mở, hãy ghi phần còn lại trong đó.
Một khoản lệch không có lý do thì chỉ sửa một con số và không dạy bạn điều gì. Luôn cùng những từ đó: vỡ hỏng, hết hạn, mất trộm, lỗi nhận hàng, lỗi ở quầy. Năm lý do là đủ; với mười lăm lý do, không ai chọn đúng.
Ba nguyên nhân phủ gần hết: một lần giao hàng đã nhận mà chưa bao giờ ghi, một lần bán lẻ quy đổi sai từ quy cách, hàng bị bỏ đi mà không được ghi. Hãy xem ba nguyên nhân đó trước khi chỉnh tồn kho. Sửa ngay lập tức là xóa dấu vết của vấn đề, và nó sẽ trở lại tháng sau.
Mỗi tuần, 20 mã hàng đắt nhất hay bị mất trộm nhiều nhất. Phần lớn danh mục mỗi tháng một lần. Phần còn lại hai lần một năm. Mười lăm phút mỗi ngày phủ được phần lớn số tiền bạn đang có trong kho.
Cuối tháng, hãy cộng các khoản lệch tính ra tiền, theo từng lý do. Nếu hết hạn chiếm 180,00 $ còn tất cả phần còn lại là 40,00 $, thì vấn đề của bạn không phải mất trộm: bạn đặt hàng quá nhiều, hoặc bạn xuất các lô sai thứ tự. Tháng sau, hãy đặt hàng cho phù hợp.
Trong COMZA, bạn chỉnh tồn kho đã đếm theo từng sản phẩm, và mỗi khoản hao hụt mang lý do của nó: hết hạn, vỡ hỏng, mất trộm, biếu tặng hoặc khác.
Xem hao hụt trong COMZASáu hướng dẫn này nằm gọn trong một quyển vở học sinh — nhiều người bán hàng làm như thế vẫn rất ổn. COMZA giữ một phần trong đó cho bạn ngay từ gói miễn phí, gói này không bao giờ bị trừ tiền và không cam kết gì.