Ce que regarde la personne qui reçoit votre facture
Chez un client professionnel, la facture arrive rarement chez celui qui a passé la commande. Elle arrive à la comptabilité, qui la compare au bon de commande et au bon de livraison, puis la met en paiement. Cette personne ne vous connaît pas. Si un élément manque ou ne correspond pas, elle ne devine pas : elle met la facture de côté et attend une version corrigée.
Votre objectif est donc qu'une inconnue puisse, en une minute, savoir qui vous êtes, qui doit payer, quoi, combien, et avant quelle date.
Les éléments indispensables
- Votre nom ou raison sociale, votre adresse, votre numéro d'enregistrement et, si vous y êtes soumis, votre numéro fiscal.
- Le nom exact du client tel qu'il figure sur ses propres documents, avec son adresse, et sa référence de commande s'il en a donné une.
- Un numéro de facture unique, dans une suite continue.
- La date d'émission et la date d'échéance.
- Pour chaque ligne : une désignation compréhensible, la quantité, l'unité et le prix unitaire.
- Le total hors taxes, les taxes appliquées et le total à payer.
- Le moyen de règlement attendu : numéro de compte, opérateur de paiement mobile, ou paiement à la livraison.
Les mentions obligatoires changent d'un pays à l'autre. Demandez une fois à votre comptable ou à la chambre de commerce la liste exacte de votre pays, et gardez-la à côté de vous.
La numérotation : sans trou, sans doublon
Une suite continue (2026-001, 2026-002, 2026-003…) montre qu'aucune facture n'a été supprimée. C'est ce qu'une banque ou un contrôle fiscal regarde en premier. Une facture émise par erreur ne se supprime pas et ne se réutilise pas : on l'annule par un avoir, qui porte lui aussi son numéro et qui renvoie à la facture qu'il annule.
Des désignations que tout le monde comprend
« Divers matériel » ou « marchandises » font partie des refus les plus fréquents. Écrivez ce que le client a reçu, dans les mots de son bon de commande : « Ciment 50 kg, 40 sacs » plutôt que « ciment ». Si vous vendez au détail et au contenant, précisez l'unité sur chaque ligne : un sac entier et 12 kilos pris dans un sac ne se facturent pas au même prix.
La remise : un montant, à un seul endroit
Une remise accordée oralement et appliquée en baissant discrètement les prix unitaires crée des factures impossibles à comparer d'un mois sur l'autre. Gardez vos prix habituels sur les lignes et écrivez la remise en montant, sur une ligne à part, juste avant le total. Le client voit le geste, et vous gardez un historique propre de vos vrais prix.
L'échéance et la relance
Une facture sans échéance est payée « quand on aura le temps ». Indiquez une date précise, pas seulement « 30 jours ». Notez dans votre agenda la veille de l'échéance : un message poli ce jour-là est mieux reçu qu'une relance faite trois semaines après, quand le retard est devenu gênant pour tout le monde.
Ce que fait COMZA
Dans COMZA, les devis et les factures reprennent votre identité et celle du client depuis leurs fiches, numérotent les factures dans une suite continue, et proposent le prix de chaque conditionnement. Une facture émise ne se modifie plus : elle se corrige par un avoir. Les paiements reçus s'enregistrent sur la facture, avec la photo du reçu, et le reste à payer de chaque client est visible sur sa fiche.