La péremption, premier poste de perte
Dans la plupart des commerces, on craint le vol. Dans une pharmacie ou un dépôt de médicaments, la perte la plus fréquente est silencieuse : la boîte qui atteint sa date au fond d'un tiroir, derrière une livraison plus récente. Elle ne peut plus être vendue, rarement être retournée, et elle représente à la fois une perte d'argent et un risque si elle est délivrée par erreur.
Suivre les lots et leurs dates
COMZA suit vos produits par lot, avec leur date de péremption. À la réception d'une livraison, vous indiquez le numéro de lot et la date de chaque boîte reçue. Le stock d'un même médicament peut ainsi se composer de plusieurs lots, chacun avec sa propre date.
Les dates les plus courtes sortent d'abord
À la vente, COMZA puise d'abord dans le lot qui expire le plus tôt. Ce principe, que l'on appelle souvent « premier périmé, premier sorti », évite qu'un lot récent soit vendu pendant qu'un lot ancien vieillit en réserve. Il ne remplace pas le rangement : placez physiquement devant les boîtes qui périment le plus tôt, pour que le geste au comptoir suive la même logique.
Boîtes, flacons et tubes
Les contenants proposés par défaut sont ceux d'une officine : boîtes, flacons et tubes. Il n'y a pas de vente au détail au poids ou au volume : un médicament se délivre dans son conditionnement.
Des prix souvent fixés ailleurs
Dans beaucoup de pays, le prix des médicaments est encadré. C'est pourquoi COMZA ne fait que suggérer une marge de départ de 30 % pour ce métier, sans l'imposer : vous saisissez le prix fixé par la réglementation ou par votre fournisseur. Par défaut, le prix ne se modifie pas au comptoir dans une pharmacie ; vous pouvez changer ce réglage si votre activité le demande.
Sortir proprement une boîte périmée
Une boîte périmée ne doit ni rester en rayon ni disparaître sans trace. Sortez-la du stock avec le motif « péremption ». En fin de mois, le total de ces sorties vous dit combien la péremption vous a coûté, et sur quels produits. C'est souvent le signe qu'il faut commander plus petit et plus souvent.
Qui fait quoi à l'officine
Le pharmacien, les préparateurs et le personnel de caisse n'ont pas les mêmes responsabilités. Chacun a son compte et son rôle ; les gestes sensibles, comme accorder un rabais ou vendre en dessous du coût, attendent la validation d'un responsable, et les actions importantes restent tracées dans un journal.
Préparer les commandes avec les dates en tête
Quand vous préparez une commande fournisseur, regardez aussi les dates de ce qui reste. Si un médicament se vend dix boîtes par mois et qu'il en reste quarante dont trente périment dans six semaines, commander davantage aggravera le problème. Mieux vaut mettre ces boîtes en avant, les proposer en priorité, et retarder la commande.
Faites ce point une fois par mois, sur les produits chers et ceux qui se vendent lentement : ce sont eux qui périment le plus souvent. Un médicament qui ne sort presque jamais mérite parfois de ne plus être tenu en stock, mais commandé à la demande, quand un client le réclame : la perte évitée vaut souvent plus que la vente occasionnelle.
Votre écran d'officine
À l'accueil, quatre chiffres : les ventes du jour, le stock qui périme dans 60 jours, l'argent dû par les assurances et les ruptures sur les médicaments essentiels. Les alertes signalent les lots qui périment dans moins de 30 jours, les lots rappelés encore en stock, les factures d'assurance en retard de paiement et les ventes sur ordonnance sans numéro d'ordonnance.
Le menu : Comptoir, Ordonnances, Stock par lots, Péremptions, Tiers payant, Fournisseurs, Encaissements, Mes chiffres. Les clients s'appellent des patients, et le numéro de lot est demandé à chaque entrée en stock. Un écran dont vous ne vous servez pas se masque, et Réglages › Menu le remontre : rien n'est effacé. Chaque personne de l'équipe a « Ma journée », avec ce qu'elle a à faire aujourd'hui.
Quelle offre choisir
Pour une officine avec une petite équipe, l'offre Essential convient : deux lieux, cinq personnes et mille articles au catalogue. Un dépôt qui gère un catalogue plus large ou plusieurs points de vente regardera l'offre Business.